Avustusten hakeminen Projektisuunnitelma Viestintäsuunnitelma Talousarvio

TTER:ltä voi hakea avustusta kahdella tapaa: noin kolme kertaa vuodessa järjestettävien hakukierrosten aikana sekä jatkuvassa haussa, joka on auki lukukausien aikana. Jatkuva haku on tarkoitettu vain pienille projekteille (300 euroa tai alle), kun taas muilla hakukierroksilla projektiavustuksen määrää ei ole rajattu.

Tälle sivulle on koottu ohjeita isojen avustusten hakemisesta. Jatkuvan haun ohjeet löydät sivulta “Jatkuvan haun ohjeet”.

Hakukierrosten päivitetyt aikataulut löydät sivulta “Avustusaikataulut”.

Yleisiä linjauksia rahaston avustuskohteista löydät sivulta “Avustuskohteet”. Esimerkkejä projekteista, joille rahasto on myöntänyt avustusta, löydät puolestaan sivulta “Myönnetyt avustukset”.

Myönnetyn avustuksen nostamiseen liittyvät ohjeet löydät sivulta “Avustuksen nostaminen”.

Kuinka haen avustusta?

Avustusta haetaan nettilomakkeella, joka löytyy sivun “Avustuhakemus” alta. Voit täyttää lomakkeen milloin vain, mutta tarkista hakukierrosten eräpäivät ja päätösten aikataulujen yhteensopivuus projektisi aikataulun kanssa.

Nettilomakkeen lisäksi hakemukseen kuuluu kolme pakollista liitettä: projektisuunnitelma, viestintäsuunnitelma ja talousarvio. Liitteet voi liittää hakemukseen ainoastaan pdf-tiedostoina. Kaikki kolme liitettä voi – ja on jopa suotavaa – toimittaa myös yhtenä tiedostona. Ole tarkkana liitteiden kanssa, sillä puutteellisia hakemuksia ei käsitellä! Hakemuksen saapumisesta lähetetään hakijalle automaattinen kuittaus.

Rahaston johtokunnan tiedot ja käsitys projektistasi perustuvat ainoastaan nettilomakkeeseen ja liitteisiin syöttämistäsi tiedoista. Ole siis huolellinen täyttäessäsi hakemusta, ja kiinnitä erityistä huomiota projektikuvauksen ja talousarvion kirjoíttamiseen. Erittäin isojen projektien tapauksessa johtokunta saattaa myös kutsua hakijatahon kokoukseensa esittelemään projektia tarkemmin ja vastailemaan kysymyksiin. Johtokunnan sihteeri sopii tällaisista tilanteista aina erikseen hakijatahon kanssa.

Muistathan, että mikäli myönnetyllä avustuksella tuotetaan kirja, lehti, levy tai vaikkapa DVD, rahasto haluaa siitä itselleen kolme (3) kappaletta arkistoitavaksi. Ota tämä huomioon painosmääriä laskiessasi.

Kuinka teen projektisuunnitelman?

Projektisuunnitelma on hakemuksen tärkein osa, sillä se antaa rahastolle avustuskohteen olennaisimmat tiedot. Panosta hyvän projektisuunnitelman tekemiseen.

Kirjaa projektisuunnitelmaan:

• Mihin avustusta ollaan hakemassa ja miksi?
• Miksi avustusta kannattaisi myöntää juuri teille?
• Millaisista vaiheista tai osista projekti koostuu?
• Mikä on projektin tavoite?
• Mikä on projektin aikataulu?
• Mikä tekee tästä projektista toimintaa, joka tavoittelee tähtiä, saa muut innostumaan mukaan, kuuluu ja näkyy?
• Luonnokset, kuvat ja käyttöesimerkit voivat olla avuksi projektisuunnitelman selkeyttämisessä.

Tähtää siihen, että projektisuunnitelma välittää rahastolle projektitiimin parhaat ideat sekä motivaation ja innostuksen projektin toteuttamiseen.

Kuinka teen viestintäsuunnitelman?

Viestintäsuunnitelman tarkoitus on selkeyttää, miten projektista viestitään. Sen ei tarvitse olla yhtä laaja kuin projektisuunnitelman, mutta sen tulee osoittaa, millä tavoin projekti tulee näkymään muillekin kuin vain avustuksen hakijoille.

Pohdi viestintäsuunnitelmassa esimerkiksi seuraavia:

• Miten, missä ja milloin projektista viestitään?
• Miten projekti näkyy esimerkiksi oman yhdistyksen jäsenille, AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille, kaikille AYY:n jäsenille tai jopa valtakunnallisessa mediassa?
• Onko projektilla tiettyjä kohderyhmiä ja miten heidät tavoitetaan?
• Miten voisi saada ison yleisön mukaan innostumaan projektistasi?
• Miten projekti dokumentoidaan?
• TTER arvostaa näkyvyyttä avustuskohteissaan. Miten rahaston osallisuus voisi näkyä valmiissa tuotteessa, tapahtumassa tai projektin markkinoinnissa? Älä pelkää ehdottaa erikoisiakin ideoita – miten olisi näytelty mainos, ylistävä juomalaulu tai lämminhenkinen pilapiirros TTER:stä?

TTER:n logon tai valmiita mainospohjia saat käyttöösi ottamalla yhteyttä TTER:n sihteeriin tter(ät)ayy.fi.

Kuinka teen talousarvion?

Talousarvio listaa mahdollisimman tarkasti ja kattavasti kaikki projektiin liittyvät menot ja tulot.

Tavoite on, että rahasto saa talousarvion perusteella helposti selville, minkä suuruisesta projektista on rahallisesti kysymys ja mihin haettu avustussumma on tarkoitus käyttää. Huolellisesti tehty talousarvio osoittaa, että avustuksen hakijalla on hyvä kokonaiskuva ja suunnitelma projektista sekä sen vaatimista resursseista. Siksi sen tekemiseen kannattaa panostaa.

Kirjaa talousarvioon:

• KAIKKI projektiin liittyvät kulut; ei siis vain niitä joiden kattamiseen haetta avustusta.
  • Kuinka suuret ovat materiaali- ja tuotantokustannukset?
  • Tuleeko markkinoinnista kustannuksia?
  • Millaisia yllättäviä tilanteita voi tulla vastaan ja miten niihin varaudutaan?
  • Minkä kulujen kattamiseen TTER:n avustus kohdistuisi?
• KAIKKI projektiin liittyvät tulot; sekä jo toteutuneet että suunnitellut
  • Mikä on tarkin arvionne lipputuloista, myyntituloista tai seuraavien vuosien vuokratuloista?
  • Oletteko hakeneet tai aiotteko hakea muita avustuksia? Kuinka paljon?
  • Millaisia sponsorisopimuksia on suunniteltu?
  • Kuinka paljon yhdistys, projektitiimi tai avustuksenhakija itse panostaa projektiin?
  • TTER ei pääsääntöisesti tue projekteja, jotka tuottavat voittoa tai joiden kaikki kustannukset katetaan avustussummalla.
• Voit hyvin tehdä myös vaihtoehtoisia talousarvioita.
  • Mikä on projektin ”best case scenario” ja ”worst case scenario?
  • Kuinka suuri on TTER:n avustuksen tarve kummassakin tapauksessa?

Talousarviota tehdessään ja projektin toteutusta suunnitellessaan on hyvä muistaa, että valmiin tuotteen tai palvelun ostaminen ei aina ole paras tai halvin vaihtoehto. Monesti itse tekemällä saa edullisesti hyvää laatua ja juuri omien tarpeiden mukaisen lopputuloksen. Myös TTER arvostaa projekteja, joissa on tekemisen henkeä!