Jatkuvassa haussa saapuneista hakemuksista johtokunta päättää juoksevasti, jolloin avustuspäätöstä ei tarvitse odottaa mihinkään tiettyyn päivämäärään asti. Jatkuvassa haussa rahastolta voi hakea korkeintaan 2000,00 € suuruisia avustuksia ympäri vuoden pois lukien heinäkuun lomakuukausi. Avustukset on tarkoitettu pieniin, nopealla aikataululla toteutettaviin projekteihin, jonka takia haettava avustussumma myönnetään kaikki tai ei mitään periaatteella. Avustuspäätökset annetaan pääsääntöisesti kahden viikon sisällä hakemuksen jättämisestä. Jatkuvassa haussa täytetään pelkkä nettilomake, johon ei tarvitse liittää erillistä hakemusta. Päätöksistä ilmoitetaan hakijoille henkilökohtaisesti ja myönnetyt avustukset julkaistaan sivulla “Myönnetyt avustukset”.
Tärkeitä huomioita:
- Avustuksen suuruus on maksimissaan 2000 €.
- Projektiin myönnetään ainoastaan haettu rahasumma tai ei mitään. Toisin sanoen, mikäli johtokunta katsoo, että haettu summa on liian suuri projektiin nähden, projektiin ei myönnetä avustusta. Kannattaa pohtia tarkkaan, kuinka paljon avustusta projektiin hakee.
- Myönnetty avustus on nostettava vuoden kuluessa sen myöntämisestä. Määräaikaan mennessä nostamatta jätetyt avustukset katsotaan rauenneiksi.
Hakukierroksia järjestetään kolme kertaa vuodessa, joissa voi hakea avustusta isompia sekä pienempiä projekteja varten. Hakukierroksissa haettavan avustuksen ylärajaa ei ole, jolloin myös myönnettävä avustussumma saattaa poiketa haetusta. Hakemusten käsittely aloitetaan vasta hakukierroksen sulkeuduttua ja päätöksessä kestää noin 3-4 viikkoa. Rahaston johtokunnan tiedot ja käsitys projektista perustuvat ainoastaan lähetettyyn hakemukseen. Hakemus syötetään pdf-muodossa nettilomakkeen kautta ja sen tulee sisältää projektisuunnitelman, viestintäsuunnitelman ja talousarvion. Nettilomakkeeseen tulee kirjoittaa tiivistetyt kuvauksen projektista, mutta itse hakemuksen tulee olla varsin yksityiskohtainen. Erittäin isojen projektien tapauksessa johtokunta saattaa myös kutsua hakijatahon kokoukseensa esittelemään projektia tarkemmin ja vastailemaan kysymyksiin. Johtokunnan sihteeri tai puheenjohtaja sopii tällaisista tilanteista aina erikseen hakijatahon kanssa.
Kuinka teen projektisuunnitelman?
Kirjaa projektisuunnitelmaan:
- Mihin avustusta ollaan hakemassa ja miksi?
- Miksi avustusta kannattaisi myöntää juuri teille?
- Millaisista vaiheista tai osista projekti koostuu?
- Mikä on projektin tavoite?
- Minkä kokoista joukkoa projekti koskee? Opiskelijat ja valmistuneet eriteltyinä.
- Mikä on projektin aikataulu?
- Mikä tekee tästä projektista toimintaa, joka tavoittelee tähtiä, saa muut innostumaan mukaan, kuuluu ja näkyy?
- Onko projekti kestävän kehityksen kannalta vastuullinen? Miten kestävyys on otettu huomioon?
- Luonnokset, kuvat ja käyttöesimerkit voivat olla avuksi projektisuunnitelman selkeyttämisessä.
- Pitkäaikainen projekti, joka vaatii niin ajallista kuin rahallista ylläpitoa
Tähtää siihen, että projektisuunnitelma välittää rahastolle projektitiimin parhaat ideat sekä motivaation ja innostuksen projektin toteuttamiseen.
Kuinka teen viestintäsuunnitelman?
Viestintäsuunnitelman tarkoitus on selkeyttää, miten projektista viestitään. Sen ei tarvitse olla yhtä laaja kuin projektisuunnitelman, mutta sen tulee osoittaa, millä tavoin projekti tulee näkymään muillekin kuin vain avustuksen hakijoille.
Pohdi viestintäsuunnitelmassa esimerkiksi seuraavia:
- Miten, missä ja milloin projektista viestitään?
- Miten projekti näkyy esimerkiksi oman yhdistyksen jäsenille, AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille, kaikille AYY:n jäsenille tai jopa valtakunnallisessa mediassa?
- Onko projektilla tiettyjä kohderyhmiä ja miten heidät tavoitetaan?
- Miten voisi saada ison yleisön mukaan innostumaan projektistasi?
- Miten projekti dokumentoidaan?
- TTER arvostaa näkyvyyttä avustuskohteissaan. Miten rahaston osallisuus voisi näkyä valmiissa tuotteessa, tapahtumassa tai projektin markkinoinnissa? Älä pelkää ehdottaa erikoisiakin ideoita – miten olisi näytelty mainos, ylistävä juomalaulu tai lämminhenkinen pilapiirros TTER:stä?
TTER:n logon tai valmiita mainospohjia saat käyttöösi ottamalla yhteyttä TTER:n sihteeriin tter(ät)ayy.fi.
Kuinka teen talousarvion?
Talousarvio listaa mahdollisimman tarkasti ja kattavasti kaikki projektiin liittyvät menot ja tulot.
Tavoite on, että rahasto saa talousarvion perusteella helposti selville, minkä suuruisesta projektista on rahallisesti kysymys ja mihin haettu avustussumma on tarkoitus käyttää. Huolellisesti tehty talousarvio osoittaa, että avustuksen hakijalla on hyvä kokonaiskuva ja suunnitelma projektista sekä sen vaatimista resursseista. Siksi sen tekemiseen kannattaa panostaa.
Kirjaa talousarvioon:
- KAIKKI projektiin liittyvät kulut; ei siis vain niitä, joiden kattamiseen haette avustusta.
- Kuinka suuret ovat materiaali- ja tuotantokustannukset?
- Tuleeko markkinoinnista kustannuksia?
- Millaisia yllättäviä tilanteita voi tulla vastaan ja miten niihin varaudutaan?
- Minkä kulujen kattamiseen TTER:n avustus kohdistuisi?
- KAIKKI projektiin liittyvät tulot; sekä jo toteutuneet että suunnitellut
- Mikä on tarkin arvionne lipputuloista, myyntituloista tai seuraavien vuosien vuokratuloista? Opiskelijat ja valmistuneet eriteltynä.
- Oletteko hakeneet tai aiotteko hakea muita avustuksia? Kuinka paljon?
- Millaisia sponsorisopimuksia on suunniteltu?
- Kuinka paljon yhdistys, projektitiimi tai avustuksenhakija itse panostaa projektiin?
- Jos projektin tuloksena on vuokrattava asia, paljonko vuokraa on tarkoitus periä? Onko vuokrahinta eri suuruinen yhdistyksen jäsenille, AYY:n jäsenille sekä muille? Mikä on arvio vuosittaisista vuokratuloista?
- TTER ei pääsääntöisesti tue projekteja, jotka tuottavat voittoa tai joiden kaikki kustannukset katetaan avustussummalla.
- Voit hyvin tehdä myös vaihtoehtoisia talousarvioita.
- Mikä on projektin ”best case scenario” ja ”worst case scenario?
- Kuinka suuri on TTER:n avustuksen tarve kummassakin tapauksessa?
- Jos hakevalla taholla on jatkuvaa toimintaa (esim. yhdistys), liitä talousarvioon myös vuosibudjetin suuruus (tulot ja menot) sekä jäsenmaksun suuruus.
Talousarviota tehdessään ja projektin toteutusta suunnitellessaan on hyvä muistaa, että valmiin tuotteen tai palvelun ostaminen ei aina ole paras tai halvin vaihtoehto. Monesti itse tekemällä saa edullisesti hyvää laatua ja juuri omien tarpeiden mukaisen lopputuloksen. Myös TTER arvostaa projekteja, joissa on tekemisen henkeä!
